Institutionsadministratör

Institutionsadministratör

Annons: 25484859
Yrke: Institutionssekreterare
Arbetsgivare: Luleå tekniska universitet
Arbetets ort: Luleå, Norrbottens län
Senaste ansökningsdatum: 2022-02-24
Publiceringsdatum: 2022-01-03

Kvalifikationer

Arbetslivserfarenhet: Institutionssekreterare



Presentation:


Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat, och med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta. Vår vetenskapliga som konstnärliga forskning och utbildning bedrivs i nära samarbete med internationella, nationella och regionala företag, offentliga aktörer och ledande universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,8 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 770 anställda och har 17 200 studenter.

De kommande åren investeras mångmiljardbelopp i Norrbotten och Västerbotten i stora projekt som syftar till ett mer hållbart samhälle nationellt så väl som globalt. Luleå tekniska universitet är involverat i flera av dessa högaktuella forskningsprojekt och den samhällsomvandling som följer. Vi har ett brett utbud av utbildningar för att matcha den kompetens som efterfrågas. Vi hoppas att du vill hjälpa oss att bygga framtidens hållbara företag och samhällen.



Vi söker nu en institutionsadministratör till Institutionen för teknikvetenskap och matematik. Anställningen är tillsvidare med placeringsort Luleå. Som institutionsadministratör kommer du att ingå i en administrativ grupp som leds av en administrativ chef. Den institutionsadministrativa gruppen består av 5 medarbetare och totalt sett består den administrativa gruppen av 28 medarbetare placerade i Luleå och Skellefteå, som arbetar med ekonomi, utbildnings- och institutionsadministration. Den administrativa gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, avdelningschefer, ämnesföreträdare, forskare, lärare, forskarstuderande och studenter.

Du kommer att ingå i ett nätverk tillsammans med andra institutionsadministratörer. Ni arbetar tillsammans för att utveckla och upprätthålla gemensamma rutiner och arbetssätt.

Som institutionsadministratör arbetar du främst med personalrelaterade frågor inom institutionen. Arbetet innebär administration och handläggning vid rekrytering, förlängning av anställningar, skatte- och migrationsärenden, intermittenta anställningar samt avtalsadministration. I arbetet ingår även introduktion av nyanställda, inköp och beställningar, personalinformation och granskning av reseräkningar i vårt reseräkningssystem Tur & Retur. Du arbetar även med viss registrering i vårt ärendehanteringssystem Platina. Övriga arbetsuppgifter exempelvis administration av lic- och doktorsexamina kan förekomma. I din roll kommer du ha mycket kontakt med avdelningschefer och ämnesföreträdare och även fungera som kontaktperson mellan den centrala HR-enheten och institutionen.

Kvalifikationer
För befattningen krävs högskoleexamen inom PA-området eller annan likvärdig utbildning samt erfarenhet av HR arbete. Meriterande är om du tidigare arbetat med liknande arbetsuppgifter inom en myndighet. Du ska vara en van datoranvändare med god förmåga att använda många olika datorbaserade administrativa verktyg. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.

Du har god samarbetsförmåga och stor känsla för service tillsammans med ett gott ordningssinne. Du är självgående, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter, är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt. Rollen innebär samverkan med många olika parter och du ska ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter. Ditt arbete är ett servicearbete och vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmåga att kunna möta lärare, forskare och ledning i situationer där man periodvis arbetar under tidspress.

Omfattning och ort
Tjänsten är tillsvidare på heltid. Provanställning kan komma till tillämpas. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Ytterligare information
Lämnas av administrativ chef Birgitta Karlberg 0920 –49 39 10, Birgitta.Karlberg@ltu.se.

Fackliga företrädare: SACO-S Kjell Johansson, 0920-49 1529 kjell.johansson@ltu.se eller OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721
marika.vesterberg@ltu.se

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 24 januari, 2022

Referensnummer: 7-2022